E-mail je jedním z hlavních způsobů komunikace – od důležité zprávy pro šéfa až po neformální vzkaz pro člena rodiny.To znamená, že kromě znalosti pravidel každodenní etikety jsou nezbytné i špičkové e-mailové dovednosti. E-mailová etiketa je soubor zdvořilostních návyků a nepsaných pravidel, která nám pomáhají komunikovat digitálně efektivně a profesionálně.
E-mailová adresa se jménem
Adresa tvojemama69.420@seznam.cz mohla být vtipná v době vašich studií na střední, v dospělosti je ale čas se jí zbavit. E-mailové adresy se používají ke všemu možnému, od objednávání k lékaři po podávání žádostí o zaměstnání, takže dospělí potřebují normální, snadno srozumitelnou e-mailovou adresu. Při vytváření e-mailového účtu se držte kombinace svého jména a případně několika čísel.
Oddělování obchodních a osobních e-mailů
Pokud posíláte profesionální e-mail, nezapomeňte použít svůj firemní e-mailový účet. Většina společností vám přidělí e-mailovou adresu se svým jménem, ale pokud tak neučiní, můžete si vždy vytvořit samostatnou e-mailovou adresu určenou výhradně pro formální záležitosti. Díky tomu budete vypadat legitimně a profesionálně a snížíte pravděpodobnost trapných e-mailových chyb. Pokud chcete zůstat u jednoho e-mailového účtu, třiďte pracovní e-maily alespoň do samostatné složky.
Mohlo by vás zajímat
Dejte si záležet na podpisu
Jedním z klíčů k vytvoření dobrého e-mailu je podpis, který se automaticky zobrazuje na konci každé odeslané zprávy. Uveďte v podpisu své celé jméno, pracovní pozici (pokud používáte firemní e-mail) a kontaktní údaje, jako je telefonní číslo, webové stránky nebo účet na sociálních sítích.
Fotogalerie
GIFy jsou vtipné… ale zapomeňte na ně
Před několika lety bylo módní formátování e-mailů, ale dnes je pravidlem zachovat jednoduchost, zejména v podpisu. Zbavte se líbivých písem, třpytivých GIFů, mnoha barev a náhodných citátů. Mnoho lidí je považuje za otravné a některé programy pro zasílání e-mailů do telefonů je nedokážou správně importovat, takže vaše formátování se nemusí na mobilních zařízeních zobrazit správně.
Přejděte hned k věci
Obecně platí, že e-mail je nástrojem pro sdílení informací, takže lidé většinou dávají přednost stručným a výstižným zprávám. Není třeba je rozmělňovat zbytečnými podrobnostmi nebo neurčitými zdvořilostmi, zejména pokud posíláte obchodní e-mail. Můžete být struční, aniž byste byli neomalení nebo hrubí. Podle odborníků na e-mailovou etiketu je také užitečné uvést v prvním odstavci, o co čtenáře žádáte – ať už se jedná o závazek ke schůzce, zaslání souboru nebo jen vyslechnutí -, aby věděl, co má očekávat.
Mohlo by vás zajímat
Výstižný předmět
Mnoho lidí si zprávy prohlíží – to znamená, že vidí předmět a první řádek těla e-mailu, než se rozhodnou, zda je chtějí otevřít a přečíst si je celé. Předmět vaší e-mailové zprávy by tedy měl být informativní a jasný, a samozřejmě by měl postrádat jakékoliv chyby.
Mohlo by vás zajímat
Všem, kterých se to týká…
Neexistuje žádné magické číslo, kolik lidí by mělo být v e-mailu zahrnuto, ale ujistěte se, že všichni, kterým zprávu posíláte, ji skutečně potřebují obdržet. Je až překvapující, kolik kolik lidí zahrnuje ostatní do e-mailových řetězců „pro jistotu“, což může být nepříjemné a přidělávat práci. To, že můžete poslat e-mail všem z kontaktů najednou, rozhodně neznamená, že byste měli.
Mohlo by vás zajímat
Odpovědět všem?
E-mail se často používá jako způsob doručování informací velké skupině lidí najednou. Ne každý člen skupiny si však musí přečíst každou odpověď nebo otázku a zbytečné používání funkce „odpovědět všem“ může zahltit schránky. Než odpovíte na hromadný e-mail, zvažte, s kým komunikujete, a ideálně adresujte zprávu pouze jemu – nejčastěji je to právě osoba, která odeslala původní e-mail. Pokud se obáváte, že lidem uniknou důležité informace, lepším řešením je shromáždit je ve sdíleném dokumentu, ke kterému má kdokoli přístup.
Mohlo by vás zajímat
Skrytá kopie
Jak se vyhnout potenciálním problémům s odpovídáním všem? Pokud posíláte hromadný e-mail, uveďte vlastní e-mailovou adresu do pole „Komu“ a ostatní do pole „Bcc“. V takovém případě budou všechny e-mailové adresy v daném poli skryty. Tento postup je nejvhodnější pro e-maily, ve kterých chcete jednoduše šířit informace a/nebo když chcete chránit soukromí příjemců.
Fotogalerie
Kontrola pravopisu
Většina e-mailových programů má zabudované nástroje pro kontrolu pravopisu a gramatiky. Tyto nástroje se staly velmi přesnými a fungují pro zachycení nejčastějších chyb. Stojí za to věnovat čas projití e-mailu a opravě případných chyb. Rychlé přečtení před odesláním vám navíc pomůže vyhnout se dalším běžným chybám, jako je zapomenutí přiložit dokument nebo špatné napsání jména osoby.
Mohlo by vás zajímat
Celou větou
Píšete si s nejlepším přítelem? Můžete psát libovolně zkráceně a interpunkce není povinná. E-mail však obvykle vyžaduje trochu více struktury. E-mail často obsahuje více informací a delší bloky textu, takže používání celých vět a interpunkce usnadňuje čtení a porozumění. Stručnost vás neomlouvá z dodržování pravidel správného psaní.
Mohlo by vás zajímat
Pane, paní, slečno…
Dříve se s e-maily zacházelo stejně jako s ostatní obchodní korespondencí, ale to už dávno neplatí. Přílišná formálnost dnes může působit strojeně, a každému nemusí být příjemná. Zkuste tedy z oslovení vypustit výrazy „pane“, „paní“ a další podobné.
Potvrzení o přečtení: Ano nebo ne?
Potvrzení o přečtení je zpráva nebo oznámení, které ukazuje, zda a kdy byl e-mail otevřen. Ty zahlcují schránky a vzhledem ke změnám v technologii přijímání e-mailů už ani nejsou příliš přesné. Pokud opravdu potřebujete vědět, zda někdo vaši zprávu dostal, počkejte alespoň 24 hodin a pak pošlete zdvořilou kontrolní zprávu. V opačném případě lze předpokládat, že ji obdržel.
Mohlo by vás zajímat
Opatrně s diktováním
Mnoho lidí posílá e-maily z telefonu, což ale v některých případech může zvyšovat riziko výskytu chyb – zejména pokud používáte nástroj pro hlasové diktování. Mikrofon vašeho zařízení může při diktování omylem zachytit nesprávné slovo, použít špatný pravopis nebo dokonce občas zcela změnit smysl celé zprávy.Pokud používáte hlasové diktování, nezapomeňte si před stisknutím tlačítka odeslat zprávu pečlivě zkontrolovat.
Fotogalerie
Vynechte automatické děkování
Pokud není odpověď vyloženě nutná nebo na ní druhá strana doslova netrvá, neposílejte ji – respektive snažte se nevyužívat funkcí automatických odpovědí typu „Díky“, „OK“ a další. Zpráva tohoto typu nesděluje další informace a přidává další e-mail do již tak plné schránky. Výjimkou je situace, kdy vás odesílatel požádá o potvrzení přijetí nebo o potvrzení, že jste informaci obdrželi.
Mohlo by vás zajímat
Nepište nic, co byste neřekli osobně
Internet je věčný. Dokonce i e-maily, o kterých si myslíte, že byly smazány, lze zpravidla znovu najít. To znamená, že byste měli dodržovat správnou společenskou a obchodní etiketu v každém odeslaném e-mailu. Používejte jasnou komunikaci a laskavý tón a vyvarujte se nadávek, nevhodných obrázků nebo textů, obviňování nebo jiných faux pas.
